Аналіз процесів (Process Analysis)
Процесний аналіз оцінює процес на предмет його ефективності та результативності, а також здатності виявляти можливості для змін.
Аналіз процесів (Process Analysis) це одна з методик BABOK v3 (розділ 10.34) та один з Загальновживаних методів в PMBOK® 7 (4.4) розділа Збір та аналіз даних в PMBOK® 7 (4.4.1)
Опис Аналізу процесів (Process Analysis) в BABOK v3 (10.34.2)
Аналіз процесів використовується для різних цілей, включаючи
- рекомендація більш ефективного або результативного процесу,
- визначення розривів між поточним і майбутнім станом процесу
- розуміння факторів, які слід включити в переговори про укладення контракту,
- розуміння того, як дані та технології використовуються в процесі, і
- аналіз впливу очікуваних змін на процес.
Існує низка фреймворків і методологій, які зосереджені на методах аналізу та вдосконалення процесів, таких як "Шість сигм" (Six Sigma) і "Lean". Методи вдосконалення процесів включають картування потоку створення цінності, статистичний аналіз і контроль, моделювання процесів, бенчмаркінг і фреймворки процесів.
Типові зміни, що вносяться до процесів з метою їх покращення, включають
- скорочення часу, необхідного для виконання завдання або завдань у процесі
- модифікацію інтерфейсів або передачі повноважень між ролями та організаційними підрозділами для усунення помилок, включаючи зменшення або усунення вузьких місць,
- автоматизація кроків, які є більш рутинними або передбачуваними, і
- підвищення ступеня автоматизації прийняття рішень, необхідних для процесу.
Аналізуючи процес, бізнес-аналітики шукають
- як процес додає або створює цінність для організації
- як процес узгоджується з цілями та стратегією організації
- наскільки процес є і повинен бути ефективним, результативним, повторюваним, вимірюваним, контрольованим, використовуваним і прозорим, а також
- як вимоги до рішення охоплюють майбутній стан процесу та його зовнішні зацікавлені сторони, включаючи клієнтів.
Елементи Аналізу процесів (Process Analysis) в BABOK v3 (10.34.3)
Визначте прогалини та сфери для покращення (Identify Gaps and Areas to Improve)
Виявлення прогалин і сфер, що потребують вдосконалення, допомагає визначити, які саме сфери є об'єктом аналізу. У цьому відношенні можуть бути корисними галузеві моделі та структури процесів. При виявленні прогалин і сфер, що потребують вдосконалення, бізнес-аналітики:
- визначити розриви між поточним і бажаним майбутнім станом,
- визначити, які прогалини та сфери є ціннісними, а які - неціннісними,
- зрозуміти больові точки та виклики процесу з різних точок зору,
- зрозуміти можливості для покращення процесу з різних точок зору,
- узгодити прогалини та сфери для покращення зі стратегічним напрямком розвитку організації, а також
- розуміти взаємозв'язок між прогалинами та сферами для вдосконалення і змінами в організації.
Виявлення першопричини (Identify Root Cause)
Визначення першопричини прогалин і сфер для вдосконалення гарантує, що рішення буде спрямоване на усунення саме тієї прогалини і на ту сферу.
Визначаючи першопричину, бізнес-аналітики розуміють, що
- першопричин може бути декілька,
- вхідні дані, що призводять до розриву або області вдосконалення,
- хто є правильними людьми для виявлення першопричини, і
- поточні вимірювання та мотивації для тих, хто володіє процесом або виконує його.
Генерування та оцінка варіантів (Generate and Evaluate Options)
Генерування варіантів і альтернативних рішень для усунення прогалин або сфери вдосконалення допомагає команді оцінити і побачити різні точки зору щодо покращення процесу. Важливо, щоб зацікавлені сторони були залучені до визначення впливу, доцільності та цінності запропонованого рішення порівняно з альтернативними варіантами.
Загальні методи (Common Methods)
SIPOC
SIPOC - це метод аналізу процесів, який походить від методології "Шість сигм" (Six Sigma) і був більш широко прийнятий як метод аналізу процесів за межами "Шість сигм" (Six Sigma).
Він використовується для того, щоб розглянути процес і зрозуміти постачальників, вхідні дані, процес, вихідні дані та клієнтів процесу, що аналізується.
SIPOC надає простий огляд процесу. Він також показує складність того, хто і що бере участь у створенні вхідних даних для процесу, і показує, хто отримує вихідні дані від процесу.
SIPOC є потужним інструментом, який використовується для створення діалогу про проблеми, можливості, прогалини, першопричини, а також варіанти та альтернативи під час аналізу процесу.
Мапування потоку цінностей (Value Stream Mapping - VSM)
Картування потоку створення цінності (VSM) - це метод аналізу процесів, який використовується в методології ощадливого виробництва.
Картування потоку створення цінності включає в себе схематичне зображення та моніторинг вхідних ресурсів і точок застосування для обробки цих ресурсів, починаючи з переднього кінця ланцюга поставок.
На кожному етапі карта потоку створення цінності вимірює час очікування вхідних ресурсів і фактичний час обробки в точках застосування (також відомий як час перетворення). В кінці ланцюга поставок карта потоку цінності відображає процес логістики або дистрибуції для клієнта.
Карта потоку створення цінності на одній сторінці відображає всі етапи наскрізного процесу, включаючи як елементи, що додають цінність (потік створення цінності), так і елементи, що не додають цінності (відходи).
Міркування щодо використання Аналізу процесів (Process Analysis) в BABOK v3 (10.34.4)
Сильні сторони Аналізу процесів (Process Analysis)
- Забезпечує, що рішення вирішують правильні проблеми, мінімізуючи відходи.
- Можна використовувати багато різних технік і методологій, які надають командам велику гнучкість у підходах.
Обмеження використання Аналізу процесів (Process Analysis)
- Це може зайняти багато часу.
- Існує багато методів і методологій аналізу процесів. Може бути складно визначити, які з них використовувати і наскільки строго їх дотримуватися, враховуючи обсяг і мету.
- Може виявитися неефективним для вдосконалення процесів, що вимагають знань або прийняття рішень.