Аналіз поточного стану (6.1 Analyze Current State)

Zosym Maxym

Mar 10, 2023 • 9 min read

Метою аналізу поточного стану є розуміння причин, чому підприємству необхідно змінити той чи інший аспект своєї діяльності.

Аналіз поточного стану (6.1 Analyze Current State) це розділ 6 Аналіз стратегії (Strategy Analysis) в BABOK v3.

Опис аналізу поточного стану (6.1.2 Description of Analyze Current State)

Відправною точкою для будь-яких змін є розуміння того, чому вони потрібні. Потенційні зміни викликані проблемами або можливостями, які неможливо вирішити без зміни поточного стану.

Бізнес-аналітики допомагають зацікавленим сторонам впроваджувати зміни, досліджуючи та формулюючи бізнес-потреби, які зумовлюють прагнення до змін. Без чіткого розуміння бізнес-потреб неможливо розробити послідовну стратегію, а ініціатива змін майже напевно буде зумовлена поєднанням суперечливих вимог стейкхолдерів.

Зміни завжди відбуваються в контексті існуючих зацікавлених сторін, процесів, технологій та політик, які складають поточний стан підприємства. Бізнес-аналітики вивчають поточний стан у контексті бізнес-потреб, щоб зрозуміти, що може вплинути на запропоновані зміни, і на що вони вплинуть.

Поточний стан досліджується достатньо детально, щоб підтвердити необхідність змін та/або стратегію змін. Розуміння поточного стану підприємства до початку змін необхідне для того, щоб визначити, що потрібно змінити для досягнення бажаного майбутнього стану, і як буде оцінюватися ефект від змін.

Масштаб поточного стану описує важливі існуючі характеристики середовища. Межі області поточного стану визначаються компонентами підприємства та його оточення, оскільки вони пов'язані з потребами.

Поточний стан може бути описаний на різних рівнях, починаючи від всього підприємства і закінчуючи невеликими компонентами рішення. Створення моделі поточного стану може вимагати співпраці в межах підприємства або за його межами. Для невеликих зусиль можна обмежитися лише невеликим компонентом підприємства.

Поточний стан підприємства рідко буває статичним, поки розробляються та впроваджуються зміни. Внутрішні та зовнішні фактори впливу, а також інші організаційні зміни можуть вплинути на поточний стан таким чином, що це призведе до змін у бажаному майбутньому стані, зміні стратегії, вимог та проектів.

Вхідні дані аналізу поточного стану (6.1.3 Inputs of Analyze Current State)

Результати з'ясування (Elicitation Results): використовуються для визначення та розуміння поточного стану.
Потреби (Needs): проблема або можливість, з якою стикається підприємство чи організація, часто спонукає до проведення бізнес-аналізу, щоб краще зрозуміти ці потреби.

Елементи аналізу поточного стану (6.1.4 Elements of Analyze Current State)

Бізнес-потреби (Business Needs)

Бізнес-потреби (Business Needs) - це проблеми та можливості стратегічного значення, з якими стикається підприємство. Проблема, з якою стикається організація, наприклад, скарга клієнта, втрата доходу або нова ринкова можливість, зазвичай є приводом для оцінки бізнес-потреби.

Бізнес-потреба може бути визначена на різних рівнях підприємства:

Зверху вниз: стратегічна мета, яку необхідно досягти.
Знизу вгору: проблема, пов'язана з поточним станом процесу, функції або системи.
З боку керівництва середньої ланки: менеджер потребує додаткової інформації для прийняття обґрунтованих рішень або повинен виконувати додаткові функції для досягнення бізнес-цілей.
Від зовнішніх факторів: попит клієнтів або конкуренція на ринку.

Визначення бізнес-потреб часто є найбільш важливим кроком у будь-якому бізнес-аналізі. Щоб вважатися успішним, рішення повинно задовольняти бізнес-потреби.

Від того, як визначена потреба, залежить, які альтернативні рішення будуть розглянуті, з якими зацікавленими сторонами будуть проведені консультації і які підходи до вирішення будуть оцінені. Бізнес-потреби завжди виражаються з точки зору підприємства, а не з точки зору будь-якої конкретної зацікавленої сторони.

Бізнес-потреби (Business Needs) часто визначаються або висловлюються разом із передбачуваним рішенням. Бізнес-аналітик повинен поставити під сумнів припущення і обмеження, які зазвичай приховані в постановці проблеми, щоб переконатися, що вирішується правильна проблема і розглядається якомога ширший спектр альтернативних рішень.

Рішення, спрямоване на задоволення бізнес-потреб, повинно мати потенціал для отримання вигод для підприємства або його зацікавлених сторін, або для уникнення втрат, які могли б виникнути в іншому випадку. Фактори, які бізнес-аналітик може розглянути, включають

несприятливий вплив, який проблема спричиняє в організації, і кількісно оцінити цей вплив (наприклад, потенційна втрата доходу, неефективність, незадоволені клієнти, низький моральний дух працівників),
очікувані вигоди від будь-якого потенційного рішення (наприклад, збільшення доходу, зменшення витрат, збільшення частки ринку),
як швидко проблема може бути вирішена або можливість може бути використана, а також вартість бездіяльності, і
основне джерело проблеми.

Потреби бізнесу визначатимуть загальний аналіз поточного стану. Хоча немає необхідності повністю деталізувати всі аспекти поточного стану перед подальшою розробкою стратегії змін, це дослідження часто розкриває глибинні причини проблеми або можливості, які спричинили дослідження (які потім стають додатковими бізнес-потребами).

Організаційна структура та культура (Organizational Structure and Culture)

Організаційна структура визначає формальні відносини між людьми, які працюють на підприємстві. Хоча канали комунікації та взаємовідносини не обмежуються цією структурою, вони зазнають значного впливу від неї, а структура підпорядкування може сприяти або обмежувати потенційні зміни.

Організаційна культура - це переконання, цінності та норми, які поділяють члени організації. Ці переконання визначають дії, які здійснює організація. Бізнес-аналітики проводять оцінку культури, щоб:

визначити, чи потрібні культурні зміни для кращого досягнення цілей,
визначити, чи розуміють зацікавлені сторони обґрунтування поточного стану підприємства та цінності, які воно створює, і
з'ясувати, чи вважають зацікавлені сторони поточний стан задовільним, чи потрібні зміни.

Можливості та процеси (Capabilities and Processe)

Спроможності та процеси описують діяльність, яку виконує підприємство. Вони також включають знання, якими володіє підприємство, продукти та послуги, які воно надає, функції, які воно підтримує, та методи, які воно використовує для прийняття рішень.

Основні можливості або процеси описують основні функції підприємства, які відрізняють його від інших. Вони вимірюються показниками ефективності, які можуть бути використані для оцінки переваг змін.

Може використовуватися бізнес-аналітиками:

Погляд на підприємство, орієнтований на можливості, коли шукають інноваційні рішення, які поєднують наявні можливості для отримання нового результату. Погляд на основі можливостей корисний у цій ситуації, оскільки можливості, як правило, організовані у функціональну ієрархію з взаємозв'язками з іншими можливостями, що полегшує виявлення будь-яких прогалин.
Процесно-орієнтований погляд на підприємство при пошуку шляхів підвищення ефективності поточної діяльності. Погляд на основі процесів є корисним у цій ситуації, оскільки процеси організовані наскрізним чином по всьому підприємству для створення цінності для клієнтів, що полегшує перевірку того, що зміни дійсно підвищують продуктивність.

Технології та інфраструктура (Technology and Infrastructure)

Інформаційні системи, що використовуються на підприємстві, підтримують людей у виконанні процесів, прийнятті рішень та взаємодії з постачальниками і клієнтами.

Інфраструктура описує середовище підприємства з точки зору фізичних компонентів і можливостей. Інфраструктура може включати такі компоненти, як комп'ютерне обладнання, фізичні установки та логістику, а також їх експлуатацію та обслуговування.

Політики (Policies)

Політики визначають сферу прийняття рішень на різних рівнях підприємства. Вони, як правило, стосуються рутинних операцій, а не стратегічних змін.

Політики забезпечують правильність прийняття рішень, надають вказівки персоналу щодо дозволеної та належної поведінки та дій, підтримують управління, а також визначають, коли і як можна отримати нові ресурси. Визначення відповідних політик може формувати обсяг простору рішень і може бути обмеженням для типів дій, які можуть бути здійснені.

Архітектура бізнесу (Business Architecture)

Жодна частина поточного стану не повинна оцінюватися у повній ізоляції від інших. Бізнес-аналітики повинні розуміти, як всі ці елементи поточного стану поєднуються і підтримують один одного, щоб рекомендувати зміни, які будуть ефективними.

Існуюча бізнес-архітектура, як правило, задовольняє цілий ряд потреб бізнесу та зацікавлених сторін. Якщо ці потреби не визнаються або не задовольняються запропонованим переходом або майбутнім станом, зміни, швидше за все, призведуть до втрати цінності.

Внутрішні активи (Internal Assets)

Бізнес-аналітики визначають активи підприємства, які використовуються в поточному стані. Ресурси можуть бути матеріальними або нематеріальними, наприклад, фінансові ресурси, патенти, репутація та торгові марки.

Зовнішні фактори впливу (External Influencers)

Існують зовнішні впливи на підприємство, які не беруть участі у змінах, але можуть бути обмеженнями, залежностями або рушійними силами поточного стану.

Джерела зовнішнього впливу включають:

Галузева структура (Industry Structure): окремі галузі мають різні способи створення вартості в межах галузі. Це особливо важливий фактор впливу, якщо пропоновані зміни передбачають вихід у нову галузь.
Конкуренти (Competitors): характер та інтенсивність конкуренції між підприємствами всередині галузі може бути значною. Поява нового конкурента також може змінити характер галузі або посилити конкуренцію.
Клієнти (Customers): розмір і характер існуючих і потенційних сегментів клієнтів можуть впливати на такі фактори, як переговорна сила і ступінь цінової чутливості. З іншого боку, поява нових альтернативних способів задоволення потреб клієнтів може підштовхнути підприємство до створення більшої цінності.
Постачальники (Постачальники): різноманітність і різноманітність постачальників може бути фактором впливу, так само як і влада, яку постачальники мають над своїми клієнтами.
Політичне та регуляторне середовище (Political and Regulatory Environment): часто існує вплив поточного та потенційного впливу законів та нормативних актів на галузь.
Технологія (Technology): потенціал підвищення продуктивності нещодавніх та очікуваних технологічних інновацій може впливати на потребу.
Макроекономічні фактори (Макроекономічні фактори): на потребу можуть впливати обмеження та можливості, що існують в існуючому та очікуваному макроекономічному середовищі (наприклад, торгівля, безробіття або інфляція).

Деякі з цих джерел можуть використовувати різну термінологію, залежно від того, чи є підприємство прибутковою корпорацією, неприбутковим підприємством або державною установою. Наприклад, країна не має клієнтів, у неї є громадяни.

Настанови та інструменти аналізу поточного стану (6.1.5 Guidelines and Tools of Analyze Current State)

Підхід до бізнес-аналізу (Business Analysis Approach): визначає, як бізнес-аналітик проводить аналіз поточного стану.
Обмеження підприємства (Enterprise Limitation): використовується для розуміння викликів, які існують всередині підприємства.
Організаційна стратегія (Organizational Strategy): організація має набір цілей і завдань, які спрямовують її діяльність, визначають напрямок і надають бачення майбутнього стану. Це може бути сформульовано явно або неявно.
Обмеження рішення (Solution Limitation): використовується для розуміння поточного стану і проблем існуючих рішень.
Цілі продуктивності рішення (Solution Performance Goals): вимірюють поточну продуктивність підприємства або рішення і слугують базовою лінією для встановлення майбутніх цілей і вимірювання поліпшень.
Показники ефективності рішення (Solution Performance Measures): описують фактичну ефективність існуючих рішень.
Результати аналізу зацікавлених сторін (Stakeholder Analysis Results): зацікавлені сторони з усієї організації зроблять свій внесок у розуміння та аналіз поточного стану.

Методи аналізу поточного стану (6.1.6 Techniques of Analyze Current State)

Порівняльний аналіз та аналіз ринку (Benchmarking and Market Analysis): дає розуміння того, де існують можливості для покращення поточного стану. Конкретні фреймворки, які можуть бути корисними, включають аналіз 5 сил, PEST, STEEP, CATWOE та інші.
Аналіз бізнес-можливостей (Business Capability Analysis): виявляє прогалини та визначає їх пріоритетність з точки зору цінності та ризиків.
Полотно бізнес-моделі (10.6 Business Model Canvas): забезпечує розуміння ціннісної пропозиції, яку підприємство задовольняє для своїх клієнтів, критичних факторів надання цієї цінності, а також потоків витрат і доходів, що виникають в результаті цього. Допомагає зрозуміти контекст будь-яких змін і визначити проблеми та можливості, які можуть мати найбільш значний вплив.
Бізнес-кейси (10.7 Business Cases): використовуються для збору інформації про бізнес-потреби та можливості.
Концептуальне моделювання (Concept Modelling): використовується для фіксації ключових термінів і понять у бізнес-сфері та визначення взаємозв'язків між ними.
Інтелектуальний аналіз даних (Data Mining): використовується для отримання інформації про результати діяльності підприємства.
Аналіз документів (Document Analysis): аналізує будь-яку існуючу документацію про поточний стан, включаючи (але не обмежуючись) документи, створені під час впровадження рішення, навчальні посібники, звіти про проблеми, інформацію про конкурентів, угоди з постачальниками, опубліковані галузеві бенчмарки, опубліковані технологічні тенденції та метрики ефективності.
Фінансовий аналіз (Financial Analysis): використовується для розуміння прибутковості поточного стану та фінансової спроможності впроваджувати зміни.
Фокус-групи (Focus Groups): запитують відгуки клієнтів або кінцевих користувачів про поточний стан.
Функціональна декомпозиція (Functional Decomposition): розбиває складні системи або відносини в поточному стані.
Інтерв'ю (10.25 Interviews): полегшує діалог із зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти поточний стан і будь-які потреби, що виникають з поточного стану.
Відстеження елементів (10.26 Item Tracking): відстежує і вирішує проблеми, виявлені щодо поточного стану.
Вивчені уроки (Lessons Learned): дозволяє оцінити невдачі та можливості для вдосконалення в минулих ініціативах, що може спричинити потребу бізнесу у вдосконаленні процесів.
Метрики та ключові показники ефективності (10.28 Metrics and Key Performance Indicators - KPIs): оцінює ефективність поточного стану підприємства.
Мапування (Mind Mapping): використовується для вивчення відповідних аспектів поточного стану та кращого розуміння відповідних факторів, що впливають на бізнес-потреби.
Спостереження (Observation): може надати можливості для розуміння потреб в рамках поточного стану, які не були визначені раніше зацікавленою стороною.
Організаційне моделювання (Organizational Modelling): описує ролі, обов'язки та структури звітності, які існують в рамках поточної державної організації.
Аналіз процесів (10.34 Process Analysis): визначає можливості для покращення поточного стану.
Моделювання процесів (Process Modelling): описує, як відбувається робота в рамках поточного рішення.
Аналіз та управління ризиками (10.38 Risk Analysis and Management): визначає ризики для поточного стану.
Аналіз першопричин (10.40 Root Cause Analysis): забезпечує розуміння першопричин будь-яких проблем у поточному стані з метою подальшого уточнення потреб.
Моделювання сфери застосування (10.41 Scope Modelling): допомагає визначити межі опису поточного стану.
Опитування або анкетування (Survey or Questionnaire): допомагає отримати розуміння поточного стану від великої, різноманітної або розрізненої групи зацікавлених сторін.
SWOT-аналіз (10.46 SWOT-аналіз): оцінює сильні та слабкі сторони, можливості та загрози для поточного стану підприємства.
Оцінка постачальників (10.49 Vendor Assessment): визначає, чи належним чином виконують зобов'язання постачальники, які входять до складу поточного державного підприємства, і чи потрібні якісь зміни.
Семінари (10.50 Workshops): залучення зацікавлених сторін до спільного опису поточного стану та їхніх потреб.

Зацікавлені сторони аналізу поточного стану (6.1.7 Stakeholders of Analyze Current State)

Замовник (Customer): використовує існуюче рішення і може мати інформацію про проблеми з поточним рішенням.
Експерт з предметної області (Domain Subject Matter Expert): має досвід у певному аспекті поточного стану.
Кінцевий користувач (End User): безпосередньо використовує рішення і може надати інформацію про проблеми з поточним рішенням.
Експерт з впровадження (Implementation Subject Matter Expert): має досвід у певному аспекті поточного стану.
Операційна підтримка (Operational Support): бере безпосередню участь у підтримці діяльності організації і надає інформацію про свою здатність підтримувати роботу існуючого рішення, а також про будь-які відомі проблеми.
Керівник проекту (Project Manager): може використовувати інформацію про поточний стан як вхідні дані для планування.
Регулятор (Regulator): може надавати інформацію про інтерпретацію відповідних нормативних документів, які застосовуються до поточного стану у вигляді бізнес-політики, бізнес-правил, процедур або рольових обов'язків. Регулятор може зробити унікальний внесок в оцінку діяльності, оскільки можуть з'явитися нові закони і правила, яким необхідно відповідати.
Спонсор (Sponsor): може мати вплив на ефективність існуючих рішень.
Постачальник (Supplier): може бути зовнішнім фактором впливу на поточний стан.
Тестувальник (Tester): може надати інформацію про проблеми з будь-якими існуючими рішеннями.

Результати аналізу поточного стану (6.1.8 Outputs of Analyze Current State)

Опис поточного стану (Current State Description): контекст сфери діяльності підприємства, його можливостей, ресурсів, продуктивності, культури, залежностей, інфраструктури, зовнішніх впливів і значущих взаємозв'язків між цими елементами.
Бізнес-вимоги (Business Requirements): проблема, можливість або обмеження, які визначаються на основі розуміння поточного стану.