Cynefin framework / Модель «Кеневін»
Система Cynefin - це концептуальна основа, що використовується для сприяння прийняттю рішень. Створена в 1999 році Дейвом Сноуденом, коли він працював в IBM Global Services, вона була описана як "пристрій для формування сен".
Мета методики Сноудена - допомогти керівникам виробити управлінську тактику в ситуаціях, коли звичні способи вирішення проблем не працюють.
Чому "Кеневін "
Cynefin з англійської мови перекладається як "середовище проживання" або "місце". Термін використовується для пояснення еволюційної природи будь-яких складних систем. На основі моделі "Кеневін" створюють тактики поведінки в певному, найчастіше проблемному середовищі, чи то виробництво, чи то робота проєктної команди, чи то діяльність відділу взаємодії з постачальниками, чи то навіть компанії загалом.
Візьмемо роботу гіпотетичної організації, що виробляє стільці з титанового сплаву. На різних етапах свого існування (наприклад, в умовах монополії, олігополії, висококонкурентного середовища) організація перебуватиме в різних станах: від складної впорядкованості до хаосу.
Загальну логіку перетікання з одного стану в інший визначити складно - для різних систем свої закономірності. Важливим є те, що методи управління працюють тільки тоді, коли система перебуває у відповідному для них стані.
Побудова "фреймворка" за "Кеневіном"
Що ж являє собою модель побудови систем? Схематично її можна зобразити у вигляді розташованих по периметру кіл, що символізують системи:
- упорядковані - прості та складні;
- невпорядковані, або комплексні;
- хаотичні.
У центрі схеми - зона невизначеності, яку потрібно якнайшвидше покинути.
Невпорядковані складні системи (Complex)
Якщо проєктувати систему на задачу, то йдеться про незрозумілу задачу, але водночас команда з подібною проблемою вже стикалася і має досвід її вирішення.
Формула ухвалення рішення: Вимірюємо - Визначаємо - Реагуємо.
Приклад: експеримент, що моделює на Землі ремонт космічної станції в стані невагомості.
Метод: Agile, зокрема Scrum.
У заплутаній системі, або заплутаному середовищі, неможливо заздалегідь передбачити можливий варіант - або кілька варіантів - з будь-якою ймовірністю. У заплутаній системі ми працюємо в умовах підвищеної невизначеності.
Як же працювати в такій системі?
Найрозумніший підхід до роботи і до менеджменту в умовах заплутаного середовища - це робота через експериментування, через перевірку гіпотез. Ми можемо дізнатися результат тільки ретроспективно.
Важливо розуміти, що іноді в нас може бути ілюзія, що ми знаємо, що станеться, і це може бути хибно. Саме тому корисною є модель кеневін - вона дає змогу передбачити, що в конкретній системі можуть бути ризики, і спрямувати нашу увагу на те, щоб враховувати ці ризики в робочих процесах.
Така помилка може бути несуттєвою, якщо ми, наприклад, зробили якусь невелику дію. А от якщо ми протягом кількох тижнів, місяців чи років розробляли якесь складне рішення - це проблема, адже ми втрачаємо час і гроші.
Саме тому в Agile і Scrum реалізується інтерактивний та інкрементальний підхід до розроблення продуктів - працюючи в умовах підвищеної невизначеності, команда отримує можливість отримувати більше досвіду та зворотного зв'язку, за рахунок того, що частіше робить поставку готових продуктів.
А надалі над продуктом можна продовжувати працювати більш ефективно - вже маючи новий досвід, і маючи зворотний зв'язок від системи, в якій ведеться робота.
Упорядковані складні системи (Complicated)
У цьому випадку заздалегідь не зрозуміло, як вирішувати проблему. Завдання не унікальне, проте досвіду роботи в цьому напрямку у команди немає.
Формула прийняття рішення: Визначаємо - Аналізуємо - Реагуємо.
Приклад: виробництво стільців в умовах невагомості - технологія виготовлення зрозуміла, але вплив факторів середовища не очевидний.
Методи: підходи PMI, Prince2 і PMBoK.
У складних системах моделі кеневін значно менше визначеності щодо того, що саме ми отримаємо.
Не можна заздалегідь запланувати результат з точністю до всіх нюансів, тому що команда може не мати досвіду вирішення такого роду завдань і проблем. Поки у команди (і у бізнесу) немає досвіду, не можна запланувати те, як саме буде вирішуватися завдання. Хорошим практикам потрібен час для того, щоб вони оформилися.
До більш ефективної роботи в складних системах веде досвід роботи в нових умовах. Розуміння того, як краще працювати в цій системі, на основі нового досвіду, виражається в "хороших практиках" - вони не призводять до однозначно до одного передбачуваного результату, але, тим не менш, вони ведуть до одного з декількох варіантів.
У складних системах можна вдаватися до експертної думки. Тобто ви можете запросити консультанта, який виступає експертом у цій системі - тобто він уже працював із подібними проблемами і завданнями - і він може сказати, як краще діяти, може передати вам хороші практики.
Незважаючи на те, що результат однаково неоднозначний, у вас буде наближення до розуміння того, на що можна розраховувати і за яких умов.
Упорядковані прості системи (Simple)
Вони зрозумілі, для їх вирішення у команди є досвід. Уже на старті зрозуміло, що вийде в результаті, за які гроші і в які терміни.
Формула прийняття рішень: Визначаємо - Класифікуємо - Реагуємо.
Приклад: виробництво стільців - завдання ясне і зрозуміле.
Метод: Каскадна методологія управління проектами та інші найкращі практики.
Згідно з моделлю кеневін, у простих, або очевидних, системах - усе просто й очевидно.
Тут є "Best Practice", вироблені роками. Коли ми використовуємо найкращі практики в простих системах, ми отримуємо заздалегідь передбачуваний і досить хороший результат.
Якщо не використовувати найкращі практики - результат буде поганим, або не таким хорошим, як міг би бути.
На рівні простих систем те, що від людини вимагається, - це знання, вміння та навички робити правильні речі правильно.
Тут немає ступенів свободи. Якщо слідувати принципам моделі кеневін, для найкращого результату мають бути реалізовані найкращі практики. Якщо вони не реалізуються, можна говорити про некомпетентність або помилки людини, яка проводить роботу.
У хорошій команді вже є досвід розв'язання схожих завдань і проблем певним чином. Є сенс дотримуватися цих самих дій - щоб отримати свідомо хороший результат, який веде до бізнес-цінності.
Модель кеневін наказує процес, який веде до входження системи в просту й очевидну - стандартизація. У результаті стандартизації будь-якій людині стає очевидно, як вирішується та чи інша проблема, якщо вона ознайомиться зі стандартизованим процесом.
Хаотичні системи (Chaos)
Тут добре працює експериментальний підхід. Хаотичні - абсолютно нові завдання, які ніхто і ніколи не вирішував раніше. Спроба розібратися з такою системою - шлях до інновацій. Будь-який спосіб вирішення (стабілізації системи) буде новим. Часом потрібно діяти врозріз із традиційними методами менеджменту.
Формула ухвалення рішення: Діємо - Визначаємо - Реагуємо.
Приклад: будь-який стартап.
Метод: новий.
У заплутаній системі незрозуміло, якого результату ми досягнемо, і потрібно отримувати зворотний зв'язок від реальності. У хаотичній системі ми не тільки не знаємо результату, а й не знаємо, що взагалі потрібно робити.
На практиці хаос виникає тоді, коли виникає досить значуща проблема, розв'язання якої невідоме.
І тут ми можемо тільки діяти й отримувати зворотний зв'язок. Якщо в заплутаній системі ми можемо "прикинути" куди рухатися і що робити, то в хаотичному середовищі ми можемо тільки рухатися - і на основі нової інформації коригувати рух.
Важливо однак розуміти, що якщо в нас щось виходить, це не означає, що надалі все буде так само. Така ситуація в багатьох бізнесах. Можуть з'явитися нові дані, нові конкуренти, нові технології. Щоб залишатися на плаву, необхідно регулярно робити експерименти і перевіряти нові гіпотези, і коригувати рух.
Ілюзія безпеки в хаотичному середовищі може бути фатальною.
Невизначеність
Це той стан, у якому компанії перебувають більшу частину життєвого циклу. Цілі моделі "Кеневін":
- допомогти вийти з цієї зони;
- визначити, в якій області ви перебуваєте;
- обрати правильну тактику.
Резюме
Якщо тримати в голові фреймворк кеневін, можна запобігти багатьом ризикам компаній і проектів як на етапі зародження, так і на етапах розвитку та масштабування.
Головна мета використання моделі кеневін у бізнесі - точне визначення того, в якому середовищі перебуває і розвивається продукт або проєкт. І якщо він перебуває в заплутаному або хаотичному середовищі - то відповідним чином вибудувати робочі процеси.
Якщо процеси будуть підібрані не відповідно до умов середовища, виникають ризики, і часто - смертельні. Інноваційний стартап, який намагається займатися довгостроковим плануванням - типовий приклад такої помилки, що призводить до марнування часу та грошей.
Посилання на модель є в різних методологіях, наприклад вона є частіною розділу Моделі складності в PMBOK® 7 (4.2.5).