Матриця Ейзенхауера (The Eisenhower Matrix)

Матриця Ейзенхауера - це метод оцінки завдань, який дозволяє ранжувати та визначати пріоритетність завдань відповідно до їх терміновості та важливості. За допомогою цього методу ви ділите свої завдання на чотири частини: завдання, які ви виконуєте в першу чергу, завдання, які ви відкладаєте на потім, завдання, які ви делегуєте, і завдання, які ви відкидаєте.

Що таке матриця Ейзенхауера?

Так званий принцип Ейзенхауера - це спосіб організації завдань відповідно до терміновості та важливості, щоб ви могли ефективно визначати пріоритети для найважливіших завдань.

Ідея, яка згодом призведе до розробки Матриці Ейзенхауера, стала відомою завдяки президенту США Дуайту Д. Ейзенхауеру. У своїй промові 1954 року 34-й американський президент процитував слова президента університету: "У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові не є важливими, а важливі ніколи не бувають терміновими".

Стівен Кові, автор книги "7 шляхів до ефективності", взяв слова Ейзенхауера і використав їх для розробки методу управління завданнями, який зараз широко відомий як матриця Ейзенхауера.

Матриця Ейзенхауера також відома як принцип Ейзенхауера, метод Ейзенхауера і матриця терміновості та важливості. Цей метод тайм-менеджменту допомагає розділити завдання на чотири категорії: Завдання, які ви виконуєте в першу чергу, завдання, які ви плануєте на потім, завдання, які ви делегуєте, і завдання, які ви відкидаєте.

Як відрізнити термінові завдання від важливих

Терміновість (Urgent) і Важливість (Important) на перший погляд здаються схожими термінами, але якщо проаналізувати їх з точки зору матриці Ейзенхауера, то різниця між ними має вирішальне значення. Розмежування термінових і важливих завдань у матриці Ейзенхауера допоможе вам з'ясувати, якими завданнями ви повинні займатися безпосередньо, а з якими краще впоратися іншим членам команди.

Термінові (Urgent) завдання вимагають вашої негайної уваги. Якщо щось є терміновим, це потрібно зробити негайно, і є чіткі наслідки, якщо ви не виконаєте ці завдання у визначений час. Це завдання, яких ви не можете уникнути, і чим довше ви їх відкладаєте, тим більше стресу ви відчуваєте, що в кінцевому підсумку може призвести до вигорання.

Приклади термінових завдань:

• Завершення проекту в останню хвилину
• Робота з терміновим запитом клієнта
• Усунення прориву труби в домашніх умовах

Важливі (Important) завдання можуть не вимагати негайної уваги, але вони допоможуть вам досягти довгострокових цілей. Те, що ці завдання менш термінові, не означає, що вони не мають значення. Ви повинні ретельно планувати ці завдання, щоб ефективно використовувати свої ресурси.

Приклади важливих завдань:

• Планування довгострокового проекту
• Професійний нетворкінг для створення клієнтської бази
• Регулярні проекти технічного обслуговування

Після того, як ви зрозуміли, як розрізняти термінові та важливі завдання на першому кроці принципу Ейзенхауера, ви можете почати сортувати свої завдання за чотирма квадрантами матриці Ейзенхауера.

Чотири квадранти матриці Ейзенхауера

Довгий список справ може здаватися непосильним. Тому матриця Ейзенхауера допоможе вам пройти через ці завдання одне за одним і розділити їх на квадранти. Відсортувавши завдання за відповідними категоріями, ви можете запланувати їх і виконати найважливіші з них.

Робіть (Do)

Квадрант перший - це квадрант "зробити це". Сюди ви поміщаєте всі А-завдання, які є терміновими і важливими. Якщо ви бачите у своєму списку справ завдання, яке потрібно виконати негайно, яке має чіткі наслідки і впливає на ваші довгострокові цілі, воно належить до цього квадранту.

Не повинно бути жодних сумнівів щодо того, які завдання потрапляють у цей квадрант: Це завдання, які найбільше діють на нерви і, швидше за все, викликають найбільший стрес.

Вирішуйте та плануйте (Decide)

Другий квадрант - це квадрант "розкладу". Сюди ви поміщаєте всі завдання, які не є терміновими, але все ще важливі. Оскільки ці завдання стосуються ваших довгострокових цілей, але не потребують негайного виконання, ви можете запланувати їх на пізніше.

Кові назвав це працювати в квадраті 2

Ви почнете виконувати ці завдання одразу після завдань у першому квадранті. Ви можете використовувати різні поради з тайм-менеджменту для вирішення завдань у цьому квадранті. Деякі корисні стратегії - це, наприклад, принцип Парето або метод Помодоро.

Делегуйте (Delegate)

Третій квадрант - це квадрант "делегування". Сюди ви поміщаєте всі завдання, які є терміновими, але не важливими. Ці завдання потрібно виконати зараз, але вони не заважають вашим довгостроковим цілям.

Оскільки ви не маєте особистого зв'язку з цими завданнями і їх виконання навряд чи залежить від ваших конкретних навичок, ви можете делегувати їх іншим членам вашої команди.

Делегування завдань - це один з найефективніших способів керувати робочим навантаженням і дозволити вашій команді розширити свої навички.

Викиньте (Delete)

Якщо ви переглянули свій список справ і заповнили завданнями перші три квадранти, ви помітите, що залишилося кілька завдань. Решта завдань не є ні терміновими, ні важливими.

Ці неважливі завдання просто заважають вам досягати ваших цілей. Вони є нічим іншим, як пожирачами часу, тому помістіть ці пункти, що залишилися у вашому списку справ, у четвертий квадрант - квадрант "викинути".

Поради щодо визначення пріоритетів у ваших завданнях

Матриця Ейзенхауера - найкращий спосіб зрозуміти різницю між терміновістю та важливістю, але вам все одно може бути важко визначити пріоритети майбутніх завдань. Ось кілька порад, які допоможуть вам класифікувати ваші завдання за різними квадрантами.

Позначте кольором свої завдання

Кольорове маркування завдань допоможе візуалізувати першочергові завдання. Спробуйте використовувати чотири кольори для різних рівнів пріоритетності, коли будете працювати зі своїм списком справ, використовуючи наведений нижче метод:

• Зелений = найвищий пріоритет
• Жовтий = другий за важливістю пріоритет
• Синій = третій за пріоритетністю
• Червоний = немає пріоритету

Кольори ваших завдань можна безпосередньо перенести на матрицю Ейзенхауера. Зелені завдання - це завдання "виконати" для першого квадранта, жовті завдання - це завдання "запланувати" для другого квадранта, сині завдання - це завдання "делегувати" для третього квадранта, а червоні завдання - це завдання "видалити" для четвертого квадранта.

Обмежтеся 10 завданнями на квадрант

Навіть якщо у вашому списку справ багато завдань, намагайтеся обмежити їх до 10 пунктів на квадрант. Це не дасть вашій матриці Ейзенхауера стати захаращеною і перевантаженою.

Ви можете створити кілька матриць, але обмеження списку справ лише необхідними пунктами допоможе вам не витрачати час на розстановку пріоритетів.

Створюйте особисті та професійні списки справ

Ще один спосіб обмежити кількість пунктів у вашій матриці Ейзенхауера: Створіть окремі матриці для особистих та професійних справ.

Ваші професійні та особисті завдання вимагають різних часових рамок, ресурсів і методів, а також, можливо, різних процесів мислення. Щоб ефективно керувати особистими та професійними цілями, вам потрібно їх розділити.

Це спорна вимога після її багато разів підвергли критиці. (пізніше зроблю посилання)

Спочатку виключіть, а потім визначте пріоритети

Спочатку усуньте непотрібні завдання, щоб ефективно розставити пріоритети. Використовуючи цю стратегію, подбайте про четвертий квадрант, перш ніж переходити до перших трьох квадрантів.

Переглядаючи свій список справ, перевірте, що з того, що ви записали, не обов'язково має бути в ньому.

Ми витрачаємо 60% нашого робочого часу на роботу навколо роботи, наприклад, на оновлення статусів, отримання дозволів або перевірку інформації. Якщо ви можете швидко викреслити щось зі свого списку справ, зробіть це. Це прискорить процес визначення пріоритетів (і ви, ймовірно, знову відкинете завдання під час другого раунду).

Приклад матриці Ейзенхауера

Щоб допомогти вам краще зрозуміти, які завдання ви можете розмістити в кожному квадранті вашої матриці Ейзенхауера, далі є для вас кілька прикладів принципу Ейзенхауера.

Приклади завдань у першому квадранті:

• Написати пост у блозі, який має бути опублікований завтра.
• Закінчити проєктну пропозицію
• Відповісти на електронні листи клієнтів

Приклади завдань у другому квадранті:

• Записти на курс професійного розвитку
• Відвідати нетворкінговий захід
• Робити над особистим проектом

Приклади завдань у третьому квадранті:

• Завантажте публікації в блозі
• Транскрибувати записи розмов
• Перегляньте листи від людей, які не є клієнтами

Приклади завдань у четвертому квадранті:

• Роботь навколо роботи
• Відвідайте звітну зустріч
• Отримати дозвол на отримання статусу

Обмеження матриці Ейзенхауера

Як і будь-який інший метод тайм-менеджменту, Матриця Ейзенхауера також має деякі критичні зауваження. Тому тим, хто хоче покращити власний тайм-менеджмент за допомогою методу Ейзенхауера, варто звернути увагу на наступні моменти:

• Хоча матрицю Ейзенхауера можна використовувати для впорядкування завдань, вона не дає інформації про те, як ефективно виконувати ці завдання. Для цього потрібно використовувати інші методи, наприклад, техніку Помодоро.
• Для ефективного тайм-менеджменту завдання слід регулярно переглядати та оновлювати. Чи додаються нові завдання, чи видаляються старі? Якщо ви регулярно використовуєте принцип Ейзенхауера, ви, безумовно, досягнете більшого успіху.
• Часто буває важко оцінити завдання відповідно до їхньої важливості. Термінові завдання, з іншого боку, легко визначити, тому що тут зазвичай є дедлайн.
• У реальному світі роботи терміновість часто йде пліч-о-пліч з важливістю. Тому в деяких випадках багато завдань класифікуються як Do-завдання або Delete-завдання.

Хоча ця критика обґрунтована, це не означає, що матриця Ейзенхауера не має жодних переваг. Адже модель характеризується тим, що її можна здійснити швидко і легко. Крім того, він ідеально підходить для виявлення завдань, які витрачають багато часу, і видалення їх зі щоденного календаря.

Інші методи управління часом

Звичайно, окрім матриці Ейзенхауера, існує ще кілька методів управління часом, на які ви можете покластися. Розглянемо деякі методи, які або дуже популярні, або дуже схожі на метод Ейзенхауера:

• Метод ABC: За допомогою цього методу, подібного до матриці Ейзенхауера, відкладені завдання сортуються відповідно до їхньої важливості. Є три різні категорії. Завдання "А" є дуже важливими і повинні бути виконані негайно. Завдання категорії "Б" є менш важливими, і їх слід або виконати пізніше, або делегувати. С-завдання є досить неважливими і їх слід або делегувати, або ігнорувати.
• Принцип Парето: Згідно з принципом Парето, ми досягаємо 80% результатів, докладаючи лише 20% зусиль. Згідно з цим правилом, важливо ефективно використовувати свій час, визначати і пріоритезувати всі ті завдання, які наближають нас до нашої мети.
• Техніка Помодоро: Цей метод полягає не стільки у визначенні пріоритетності завдань, скільки у розподілі роботи. Метод Помодоро спрямований на виконання роботи за короткий проміжок часу. Наприклад, ви повинні працювати з концентрацією протягом 25 хвилин, після чого можна зробити 5-хвилинну перерву. Це потрібно для підтримки концентрації протягом дня.

Існує набагато більше методів тайм-менеджменту. Деякі з них навіть поєднують кілька методів тайм-менеджменту, як, наприклад, метод ALPEN. Ця модель частково використовує список справ, а частково - матрицю Ейзенхауера.