Прийміть адаптивність та стійкість (3.11 Embrace adaptability and resiliency)

Впроваджуйте адаптивність і стійкість у підходи організації та проектної команди, щоб допомогти проекту адаптуватися до змін, оговтатися від невдач і просунути роботу над проектом.

• Адаптивність (Adaptability) - це здатність реагувати на мінливі умови.
• Стійкість (Resiliency) - це здатність поглинати удари і швидко відновлюватися після невдач або збоїв.
• Зосередженість на результатах, а не на засобах, сприяє адаптивності.

Більшість проектів на певному етапі стикаються з викликами чи перешкодами. Поєднання таких якостей, як адаптивність і стійкість, у підході команди проєкту до проєкту допомагає проєкту впоратися з їхнім впливом і процвітати.

• Адаптивність (Adaptability) означає здатність реагувати на мінливі умови.
• Стійкість (Resiliency) складається з двох взаємодоповнюючих рис: здатності поглинати впливи і здатності швидко відновлюватися після невдач або збоїв.

І адаптивність, і стійкість є корисними характеристиками для всіх, хто працює над проектами.

Проект рідко виконується точно так, як було заплановано спочатку. На проекти впливають внутрішні та зовнішні фактори - нові вимоги, проблеми, вплив зацікавлених сторін, серед іншого, - які існують у системі взаємодій. Деякі елементи проекту можуть вийти з ладу або не відповідати очікуванням, що вимагає від проектної команди перегрупування, переосмислення і перепланування.

Наприклад, в інфраструктурному проекті рішення суду під час виконання проекту може змінити проекти та плани. У технологічному проекті комп'ютерна модель технології може показати, що компоненти працюють разом належним чином, але в реальному світі застосування не працює. В обох випадках проектній команді потрібно буде вирішити цю ситуацію, щоб продовжити реалізацію проекту.

Думка про те, що проекти повинні твердо дотримуватися планів і зобов'язань, прийнятих на ранніх стадіях, навіть після появи нових або непередбачуваних факторів, не є вигідною для зацікавлених сторін, включаючи замовників і кінцевих користувачів, оскільки це обмежує потенціал для створення цінності.

Однак адаптацію слід здійснювати з урахуванням комплексного підходу, наприклад, за допомогою належного процесу управління змінами, щоб уникнути таких проблем, як "повзуче розширення обсягу робіт". У проектному середовищі можливості, які підтримують адаптивність і стійкість, включають в себе:

• Короткі цикли зворотного зв'язку для швидкої адаптації;
• Постійне навчання та вдосконалення;
• Проектні команди з широким набором навичок у поєднанні з окремими особами, які мають глибокі знання в кожній необхідній області навичок;
• Регулярна перевірка та адаптація проектної роботи для виявлення можливостей для вдосконалення;
• Різноманітні проектні команди для отримання широкого спектру досвіду;
• Відкрите та прозоре планування із залученням внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін;
• Маломасштабні прототипи та експерименти для перевірки ідей та випробування нових підходів;
• Здатність використовувати нові способи мислення та роботи;
• Розробка процесів, яка балансує між швидкістю роботи та стабільністю вимог;
• Відкриті організаційні розмови;
• Різноманітні проектні команди з широким набором навичок, культурою та досвідом у поєднанні з профільними експертами в кожній необхідній області навичок;
• Розуміння з минулого досвіду таких самих або подібних зусиль;
• Здатність і готовність передбачити безліч потенційних сценаріїв і підготуватися до різних ситуацій;
• Відкладання прийняття рішень на останній відповідальний момент;
• Підтримка керівництва; і
• Відкритий дизайн, який балансує між швидкістю та стабільністю.

Передбачення результатів, а не результатів, може уможливити рішення, які дадуть кращий результат, ніж той, що був запланований спочатку. Наприклад, проектна команда може знайти альтернативне рішення, яке забезпечить кращі результати, ніж початково визначений результат.

Хоча вивчення альтернатив зазвичай входить до компетенції бізнес-плану, технології та інші можливості розвиваються настільки швидко, що рішення може з'явитися в будь-який момент між завершенням бізнес-плану і закриттям проекту.

Можливості для адаптації можуть з'явитися під час проекту, і тоді проектна команда повинна представити спонсору проекту, власнику продукту або замовнику аргументи на користь того, щоб скористатися такою можливістю. Залежно від типу контракту, може знадобитися схвалення замовника на деякі зміни, що виникають в результаті адаптації.

Команда проекту повинна бути готова адаптувати свої плани і діяльність, щоб скористатися цією можливістю, за підтримки спонсора проекту, власника продукту або замовника.

Неочікувані зміни та обставини в проектній системі також можуть створювати можливості. Щоб оптимізувати надання цінності, проектні команди повинні використовувати вирішення проблем, а також цілісний підхід до змін і незапланованих подій.

Коли відбувається незапланована подія, проектні команди повинні шукати потенційні позитивні результати, які можуть бути отримані. Наприклад, включення зміни, яка відбувається на пізніх етапах проекту, може додати конкурентну перевагу, оскільки це буде перший продукт на ринку, який запропонує цю функцію.

Розвиток адаптивності та стійкості в проєкті дозволяє проектним командам зосередитися на бажаному результаті, коли внутрішні та зовнішні фактори змінюються, а також допомагає їм відновлюватися після невдач. Ці характеристики також допомагають проектним командам вчитися і вдосконалюватися, щоб вони могли швидко оговтатися від невдач і невдач і продовжувати рухатися до створення цінності.