8-кроковий процес змін Джона Коттера (John Kotter’s eight steps)

8-крокова модель управління змінами Коттера - це процес, покликаний допомогти лідерам успішно впроваджувати організаційні зміни. Ця модель була розроблена професором Гарвардської бізнес-школи Джоном П. Коттером і представлена в його книзі "Очолюючи зміни",

Вісім кроків Джона Коттера до трансформації організацій ґрунтуються на аналізі 100 різних організацій, які проходили через зміни, що показали - ймовірність ефективного впровадження організаційних змін становить лише 30%.

Модель змін Коттера часто називають підходом до змін "зверху вниз", коли потреба в змінах і підхід до них зароджуються на вищих рівнях організації, а потім просуваються вниз через рівні управління організацією до реципієнтів змін.

В даній статті будуть тільки деякі переклади з матеріалів для розуміння контексту використання PMBOK® 7 та BABOK v3

8-етапна модель Коттера забезпечує просту дорожню карту для менеджерів змін, навіть якщо вони не є експертами в цій галузі. Кожен етап точно визначає, що потрібно зробити для того, щоб проект змін не відставав від графіка.

Незалежно від того, чи це перехід на нові бізнес-інструменти, зміна місця розташування або реструктуризація процесів і процедур, ця модель може допомогти вам досягти значного успіху у ваших починаннях.

8 кроків моделі змін Коттера (8 Steps in Kotter’s Change Model)

Впровадження змін може бути складним і часто наштовхується на опір. Перешкоди, як відсутність командної роботи, лідерства або жорсткої культури на робочому місці, роблять впровадження будь-яких змін складним завданням.

Існують також інші фактори, такі як людський страх і надмірна самовпевненість, які вступають в дію, коли організації намагаються впровадити деякі зміни, що робить їх ще більш складними для успішного виконання.

Якщо у вас в компанії потрібне впровадження змін для ефективного керування портфелями, програмами та проектами напишіть мені на пошту mzosim@gmail.com або в телеграмм @mzosim, я вам допоможу з впровадженням.

Коттер окреслює вісім кроків, які слід зробити бізнесу для подолання таких перешкод та ефективного впровадження масштабних змін. Виконання цих кроків гарантуватиме, що ваша компанія не лише добре підготовлена, але й серйозно налаштована на впровадження змін.

1 - Створити нагальність

Першим кроком є створення відчуття нагальної потреби в змінах.

Для того, щоб досягти довготривалої трансформації, всі учасники повинні відчувати нагальну потребу в змінах і вірити, що зміни необхідні для організаційного зростання. Якщо вони не підтримають ініціативу, то імпульс буде важко підтримувати, і, таким чином, будь-які здійснені зміни можуть тривати недовго.

Мета цього кроку - підготувати працівників до майбутніх змін і заохотити їх до участі в них. Для того, щоб цей крок був успішним, проект змін повинен мати підтримку близько 75% керівництва організації.

Ось що потрібно зробити, щоб створити середовище, в якому всі усвідомлюють існуючу проблему і мотивовані брати участь у її вирішенні:

• Визначити існуючі проблеми та можливості компанії. Для цього можна використати SWOT-аналіз з командою.
• Відкрито обговоріть з персоналом, що відбувається і чому зміни потрібні саме зараз.
• Створіть дискусійний форум для обговорення викликів, загроз та можливих рішень.
• Зверніться за підтримкою до зацікавлених сторін та галузевих експертів.

2 - Зібрати команду (Put A Team Together)

Цей крок спрямований на створення сильної команди з усіма необхідними навичками, кваліфікацією, репутацією, зв'язками та повноваженнями для того, щоб очолити ініціативи змін та впливати на зацікавлені сторони.

Залежно від характеру запропонованих змін, розмір команди буде різним.

Для того, щоб команда була ефективною, вона повинна складатися з:

• Спонсор: Це, як правило, високопоставлений керівник, який відповідає за ініціативу змін. До його обов'язків входить надання допомоги на рівні керівництва, а також забезпечення достатніх ресурсів, необхідних для реалізації ініціативи змін.
• Вища керівна група: Члени вищої керівної групи обираються спонсором. Вона складається з людей (лідерів), які мають вплив на місцевому рівні, приймають рішення та збирають ресурси і підтримку для проекту.
• Команда керівництва на місцях: Група керівництва на місцях складається з авторитетних і визнаних осіб, які представляють групи в компанії, що беруть участь у змінах. Їх роль полягає в тому, щоб просувати бачення організації та вести її через процес.
• Команди змін: Команди змін - це групи менеджерів і керівників, роль яких полягає в тому, щоб забезпечити ефективне і своєчасне виконання всіх завдань.

Після того, як ви зібрали команду, зосередьтеся на встановленні чітких цілей та культивуванні культури довіри та відданості на всіх рівнях компанії.

Команда повинна мати спільне розуміння:

• того, чому зміни необхідні.
• місії та призначення, а також цілей і завдань, яких вона прагне досягти.
• розуміння ролей та обов'язків один одного, і показників ефективності.
• ризиків та виклики проекту змін, а також фактори успіху.
• чіткої системи та процеси для відстеження прогресу, прийняття рішень, моніторингу проблем та вирішення розбіжностей.
• каналів комунікації

3 - Розробка бачення та стратегій (Develop Vision and Strategies)

Метою цього кроку є формування чіткого бачення ініціативи компанії та планування ефективних стратегій, які допоможуть команді в її досягненні. Це заохочує членів команди до їхніх зусиль, представляючи досяжну картину того, як буде виглядати успіх в кінцевому підсумку.

Бачення компанії - це те, що мотивує і спрямовує дії її команди. Воно повинно містити реалістичні цілі, які є досяжними, щоб допомогти виміряти успіх, який буде привабливим і для зацікавлених сторін компанії.

Щоб сформувати чітке та привабливе бачення, зробіть наступне:

• Узгодьте його з основними цінностями організації та ініціативою змін.
• При формуванні бачення враховуйте пропозиції ваших співробітників.
• Переконайтеся, що його можна легко донести до всіх і що воно буде повністю зрозумілим для всіх.
• Включіть такі дані, як прогнози, дослідження ринку та тенденції компанії.
• Переконайтеся, що його досить легко пояснити менш ніж за п'ять хвилин.

4 - Поширення бачення змін (Communicate the Change Vision)

Метою цього кроку є донесення бачення та стратегії таким чином, щоб заохотити решту компанії прийняти та підтримати ініціативу змін.

Завдання полягає в тому, щоб завоювати серця і уми ваших співробітників, заохотити їх йти на жертви, щоб підтримати зміни, і переконати їх у тому, що зміни досяжні і що винагорода буде корисною як для бізнесу, так і для них самих.

Ось що потрібно робити, щоб зробити це результативно:

• Використовуйте кожну можливість, щоб повідомити про своє бачення і тактику, включивши їх у повсякденний процес прийняття рішень, розв'язання проблем або рутинну діяльність.
• Говоріть те, що говорите, і робіть те, що робите. Для вашого довгострокового успіху абсолютно необхідно, щоб вище керівництво демонструвало поведінку, яку вони очікують від решти членів організації.
• Заохочуйте працівників надавати зворотній зв'язок та вільно і чесно висловлювати свої страхи, проблеми, гнів і занепокоєння.
• Щоб звести до мінімуму непорозуміння та невпевненість, використовуйте просту мову під час передачі повідомлення.
• Для того, щоб донести повідомлення, використовуйте всі канали комунікації організації.

5 - Усунення перешкод (Remove Obstacles)

При впровадженні загальноорганізаційних змін часто виникатимуть перешкоди. Неадекватні процеси, опір працівників змінам, безсилля керівництва, організаційні правила та структура тощо - це лише деякі з прикладів, які можуть стати серйозною перешкодою.

На цьому етапі керівна коаліція та вище керівництво повинні зосередитися на усуненні будь-яких перешкод, які сповільнюють просування організації до мети змін.

Що робити:

• Зрозуміти внутрішні перешкоди для змін, які заважають їх впровадженню. На цьому етапі може допомогти керівна коаліція, яка складається з працівників різних спеціальностей. Крім того, відкрита комунікація з працівниками та зацікавленими сторонами може допомогти в діагностиці перешкод.
• Переконайтеся, що нове бачення змін відображено в усіх організаційних процесах, структурах, політиках і системах винагороди.
• Визнавати та винагороджувати працівників, які наполегливо працюють над впровадженням змін.
• Надавати працівникам навчання, коучинг та наставництво, необхідні для досягнення ними найкращих результатів та успішного подолання перешкод.

6 - Встановіть короткострокові цілі (Set Short-Term Goals)

Застереження: Для досягнення реальних змін може знадобитися деякий час. Працівники можуть розчаруватися після тривалої роботи, не маючи відчуття виконання поставлених завдань.

Ось чому дуже важливо ставити короткострокові цілі для досягнення та святкування на ранній стадії процесу змін, щоб зберегти імпульс і надихнути працівників на подальшу підтримку зусиль.

Короткострокова перемога приносить величезне покращення для організації, оскільки вона може бути досягнута за короткий проміжок часу. Такий швидкий успіх повинен бути прозорим і очевидним для всіх в компанії, впізнаваним і пов'язаним з ініціативою змін.

Ось що потрібно зробити:

• Визначте досяжні короткострокові перемоги, такі як, наприклад, ініціативи щодо скорочення витрат, вдосконалення процедур та збільшення прибутку. Вкрай важливо зважити всі "за" і "проти" обраної вами мети, оскільки втрата шансу досягти мети на ранньому етапі може демотивувати команду.
• Розбийте проект трансформації на менші частини з короткостроковими цілями.
• Заохочуйте інших працівників, визнаючи та винагороджуючи осіб, які відповідають за ці швидкі перемоги.

7 - Збереження імпульсу (Keep the Momentum)

Цей крок полягає у підтримці змін шляхом забезпечення того, щоб команди наполегливо працювали над досягненням бачення змін, відстежуючи при цьому свій прогрес.

Вкрай важливо, щоб люди утрималися від святкування великих перемог після кількох успішно досягнутих цілей.

Зберігати імпульс змін:

• Після кожної перемоги визначати, що спрацювало добре, а що пішло не так, щоб визначити, що потрібно покращити.
• Максимізуйте переваги швидких перемог і продовжуйте працювати над більш масштабними змінами в компанії.
• Визначити та усунути непотрібні процедури та взаємозалежності.
• Продовжувати ділитися баченням та надавати переваги.

8 - Забезпечення стійкості змін (Make The Change Stick)

Метою лідерів змін на цьому етапі є створення нової культури, в якій зміни можуть бути стійкими. Це включає в себе коригування організаційних норм і цінностей, процедур, систем винагород та інших компонентів інфраструктури для забезпечення того, щоб все відповідало новій стратегії.

Закріпити зміни:

• Обговоріть важливість нових змін, підкреслюючи переваги, які вони надають.
• Визначте і прийміть норми і цінності, що підтримують зміни.
• При визначенні та наймі нових талантів або просуванні співробітників по службі враховуйте ці нові норми та цінності.
• Створити нові програми навчання та розвитку, щоб допомогти працівникам здобути навички та компетенції, необхідні для адаптації до нових змін.
• Удосконалити або ліквідувати організаційні процедури, які не відповідають новій культурі. Також позбудьтеся тих, хто заважає вашому зростанню.

Чотири принципи управління змінами за моделлю управління змінами Коттера

Управління змінами - це командна робота та згода. Якщо ви не можете об'єднати певні елементи, ви зазнаєте невдачі. І ці критичні елементи складають чотири принципи змін моделі змін Коттера.

Чотири принципи змін використовуються в поєднанні з 8-ступеневою моделлю змін Коттера, щоб керувати "людським" компонентом вашої стратегії управління змінами.

У міру просування по 8-ступеневій моделі змін Коттера, вони покликані надати вам уявлення про ваших лідерів, співробітників та зацікавлених сторін.

Лідерство + управління

Цей принцип підкреслює необхідність залучення керівництва для допомоги в реалізації ініціативи змін. Тут задіяно більше, ніж один керівник. Крок 2 8-крокового методу Коттера передбачає створення лідерської команди, до якої входять люди з різними посадами.

Лідерська команда, згідно з цим принципом, повинна бути приблизно такою:

• Бачення
• Дія
• Інновації
• Святкування

Розум + серце

Людей мотивують різні речі. Деяких людей більше мотивує бажання зробити свій внесок у велику справу і бути частиною чогось більшого, ніж логіка, що зміни будуть більш успішними або продуктивними.

Цей принцип є важливим, оскільки ваша стратегія повинна враховувати те, що мотивує кожну людину, щоб вона могла досягти успіху в зміні своєї поведінки або ставлення до чогось нового, що ви хочете впровадити на роботі.

Вибирати небагатьох + урізноманітнювати багатьох

Замість того, щоб просто віддавати людям накази, ви повинні дати їм можливість вести за собою. Дуже важливо розширювати можливості людей, щоб вони відчували себе частиною проекту, поки ви розвиваєте свою команду на Кроці 4 моделі Коттера.

Цей принцип з теорії управління змінами Коттера стверджує, що якщо ви робите це правильно, ви можете просто відкрити нових лідерів, про існування яких ви не знали.

"Мушу" + "Хочу"

Ця концепція в моделі управління змінами Коттера говорить про те, що люди краще реагують і можуть стати більшими прихильниками змін, якщо вони ХОЧУТЬ допомогти, а не просто виконують те, що їм кажуть робити.

Як бізнес може застосувати 8 кроків Джона Коттера

Ви можете застосувати 8-крокову модель змін Джона Коттера до змін у вашій компанії кількома різними способами.

Давайте розглянемо деякі з них.

Зверніться до професіонала

Зміни - це те, що ніколи не було легким, але є компанії, які досягли в цьому досконалості.

Ви можете працювати з консультантом, який знайомий з моделлю змін Джона Коттера і зробить всю важку роботу за вас, або отримати особисту консультацію безпосередньо від нього, оскільки він керує власною компанією.

Якщо у вас в компанії потрібне впровадження змін для ефективного керування портфелями, програмами та проектами напишіть мені на пошту mzosim@gmail.com або в телеграмм @mzosim, я вам допоможу з впровадженням.

Модель змін Джона Коттера була розроблена спеціально для того, щоб допомогти організаціям впоратися зі змінами, які їм необхідно здійснити.

Відвідування семінарів/тренінгів

Ви можете направити ключових співробітників на семінари, що проводяться Kotter consulting, якщо ви віддаєте перевагу тому, щоб ваша власна команда провела вас через модель трансформації Джона Коттера. Компанія проводить одно- та дводенні семінари, засновані на теорії змін, дослідженнях та книгах Коттера.

Використовуючи вісім кроків Коттера, ви зможете запропонувати своїй команді вивчити та відточити навички, необхідні для того, щоб очолити та керувати ініціативами змін у вашій організації зараз та в майбутньому.

Зробіть це самостійно

Якщо ви віддаєте перевагу робити все самостійно, ви можете знайти електронні книги, статті та інші ресурси, пов'язані з провідною моделлю управління змінами Джона П. Коттера в Інтернеті.

Ви можете використовувати цю інформацію для створення власних внутрішніх стратегій управління, щоб використовувати філософію управління змінами Джона Коттера для управління вашою програмою змін, і хто знає, можливо, ви навіть зможете досягти більшого, ніж за допомогою попередніх методів.

Тепер, коли ми розглянули кроки та принципи, давайте подивимось на плюси та мінуси використання моделі управління змінами Коттера.

Переваги та недоліки вісіми кроків змін Коттера

Хоча всі методи змін мають одну і ту ж кінцеву мету, а саме - здійснити успішні зміни, вони, як правило, підходять до цього досить по-різному. У той час як зміни за методом 8 кроків Коттера можуть бути доречними для однієї компанії, вони можуть бути неприйнятними для іншої.

Давайте спочатку розглянемо її переваги.

Переваги (Advantages)

Перші три кроки допоможуть вам стати на правильний шлях

Через відсутність відчуття невідкладності, яке заохочується 8-кроковою парадигмою змін Джона Коттера, багато зусиль зі здійснення змін гальмуються або займають більше часу, ніж потрібно (що призводить до збільшення витрат).

Це лише одна з моделей змін, яка підкреслює необхідність генерувати та підтримувати нагальність протягом усього процесу змін.

Таке мислення може допомогти вам досягти успіху, прищеплюючи нагальність вашій керівній команді, формуючи бачення для його донесення та підтримуючи імпульс як головну мету.

Кроки прості для розуміння та виконання

Кожен з восьми кроків Коттера є простим і легким у виконанні. Для того, щоб прийняти 8 кроків управління змінами Коттера і виконати їх у своєму бізнесі, не потрібно розуміти багато теорії змін.

Це може скоротити час, необхідний для підготовки команди, яка буде відстоювати зміни, а також скоротити витрати. Існує безліч онлайн-ресурсів для вивчення 8-крокової парадигми змін Джона Коттера, і вивчення основ не займе багато часу.

Він підкреслює важливість пошуку допомоги та мотивації інших

Коли дуже мало людей є рушійною силою змін, і вони не зібрали команду, яка б їх підтримувала, зусилля зі здійснення змін часто зазнають невдачі.

Ви не можете бути всюди одночасно.

Тому вісім кроків Коттера для керівництва змінами є хорошим методом, оскільки він підкреслює необхідність формування широкої коаліції лідерів з самого початку і набору команди, яка допоможе керувати змінами і підтримувати динаміку.

Він також підкреслює необхідність підтримувати високу мотивацію людей (тобто короткострокові перемоги). Чотири принципи, викладені в стратегії Коттера щодо впровадження змін, надають вказівки щодо того, як шукати таку допомогу.

Тепер давайте подивимось на недоліки.

Недоліки (Disadvantages)

Модель надмірно стурбована терміновістю і йому бракує деталізації

Метод управління змінами Коттера - це зовсім інша теорія, ніж традиційні підходи до змін у бізнесі.

Одна з ключових відмінностей між цією моделлю та іншими, пов'язаними з цим питанням, наприклад, тими, які обговорюють такі речі, як оцінка впливу або оцінка готовності, полягає в тому, як ви підходите до завдання впровадження бажаних змін у вашій організації:

Модель Коттера вважає, що терміновість повинна бути чітко визначена з самого початку, без будь-якої підготовки заздалегідь.

Це добре, оскільки багато уваги приділяється мотивації та нагальності, але 8-крокова методика Коттера не дуже точна, коли мова йде про повну деталізацію того, що потрібно робити.

Кроки можуть здаватися непослідовними

8-крокова модель Коттера може бути заплутаною, оскільки в ній немає жодної наскрізної теми, окрім нагальності.

Кроки розташовані не в тому порядку, в якому вони повинні відбуватися, і існує думка, що деякі з цих процесів повинні відбуватися паралельно з іншими, а не один за одним, як це передбачено в його моделі.

Висловлювалися сумніви, що Крок 3, наприклад, який стосується бачення і стратегії, повинен бути першим кроком у процесі до того, як виникне необхідність створити відчуття нагальності, на якому наголошується в Кроці 1.

Як наслідок, модель управління змінами Джона Коттера може здатися більше схожою на вказівки, ніж на детальну стратегію.

Вона занадто орієнтована зверху, недостатньо уваги приділяється працівникам

Кілька оцінок теорії управління змінами Коттера показали, що його модель є перевантаженою зверху, що означає, що це стратегія "зверху вниз", яка не приділяє достатньої уваги людям, на яких вплинуть зміни, і тому, яку користь вони принесуть їм індивідуально.

Модель управління змінами Коттера більше зосереджена на управлінні змінами зверху і на тому, як ці зміни принесуть користь усьому бізнесу.

Замість того, щоб зосереджуватися на працівниках, стратегія Коттера, що складається з восьми кроків, робить акцент на терміновості та зменшенні бар'єрів для мотивації.

Поширені запитання

Що таке 8-крокова модель змін Коттера?

8-крокова модель управління змінами Коттера - це процес, покликаний допомогти керівникам успішно впроваджувати організаційні зміни. Ця модель фокусується на створенні невідкладності для того, щоб зміни відбулися. Вона проводить вас через процес ініціювання, управління та підтримки змін у вісім кроків.

Що таке 8 кроків моделі змін Коттера?

8 кроків моделі змін Коттера - це

1. Створіть терміновість
2. Зібрати команду разом
3. Розробити бачення та стратегії
4. Поширення бачення змін
5. Усунення перешкод
6. Встановіть короткострокові цілі
7. Зберігайте імпульс
8. Зробити зміни стійкими

Чим відрізняється модель Левіна від моделі Коттера?

Між 8-ступеневою моделлю змін Коттера та 3-ступеневим методом Левіна є кілька ключових відмінностей.

У той час як модель Левіна є більш відкритою для сприйняття змін людьми, модель Коттера зосереджена на наданні детальної всеохоплюючої структури. Важливо зазначити, що модель Левіна більше пов'язана з людською психологією і може здатися більш простою порівняно з моделлю Коттера.