Канбан (Kanban)

Канбан японською означає "карта" або "квиток"; буквально це комбінаціядвох слів "літера" та "папір". Це інструмент для керування потоком і матеріальним виробництвом у системі "витягування" в стилі Тойоти.  (З книги Філософія Тойоти).

Слово "Канбан" означає знак, позначку, дверну табличку, плакат, дошку оголошень, картку, а в широкому значенні будь який сигнал. Якщо до вас повернувся порожній ящик - канбан - це сигнал про те, щоб наповнити його конкретною кількістю деталей (задач).

Канбан був вперше розроблений у 1940-х роках для автомобільного виробництва Toyota в Японії Тайічі Оно (Taiichi Ohno).

Піонер і автор методу Канбан Девід Андерсон (David J. Anderson) виніс його на корпоративний рівень, щоб радикально поліпшити бізнес-результати шляхом впровадження основних принципів Канбан в ІТ-компаніях і компаніях, що займаються розробкою програмного забезпечення, таких як Microsoft, IBM і Sprint. Наразі Kanban є однією з найвідоміших систем управління робочими процесами, що дозволяє постійно вдосконалювати проект завдяки ітеративному циклу, який він полегшує.

Trello, Monday.com, ClickUp та Asana є одними з найкращих інструментів канбану, які компанії використовують, щоб стати більш ефективними у виконанні проектів як для своїх клієнтів, так і для внутрішніх потреб, а також для покращення робочого процесу та видимості в різних відділах. Продовжуйте читати, поки я наводжу наочні приклади того, як використовувати ці різні інструменти на різних етапах життєвого циклу вашого проекту.

Я працював з великими корпораціями, агентствами та стартапами над впровадженням робочих процесів канбан у всій компанії, а також у конкретних відділах. Моя суперсила полягає в тому, щоб побачити, як процеси можуть бути більш ефективними для управління проектами, зокрема, і в усіх сферах організації. Ви дізнаєтеся, чому моя любов до діаграм Ганта швидко перетворилася на любов до простої дошки канбан, як у моїй кар'єрі, так і в моєму житті.

Використання канбану на певних етапах вашого проекту допомагає вирішити багато питань, які виникають при спробі виконати проект вчасно, в обсязі та в рамках бюджету. Давайте розглянемо, як використовувати канбан для управління проектами, і всі шляхи, якими цей метод лідирує в якості інструменту планування і відстеження, як всередині, так і за межами відділів управління проектами.

Як здійснювати управління проектами за допомогою Kanban?

Канбан-дошки дозволяють виконувати поетапну роботу, яку легше відстежувати візуально, якщо порівнювати з традиційною діаграмою Ганта.

Ваша компанія, ймовірно, вже має програмне забезпечення для управління проектами, яке вже впроваджене у ваш щоденний робочий процес. Програмне забезпечення, яке ви вже використовуєте, може включати функцію канбан. Деякі приклади програмного забезпечення з такою можливістю - Jira, Trello, Monday.com, ClickUp або Asana, а також будь-яка з можливих альтернатив.

Зараз на ринку є багато інструментів, і може бути трохи складно вибрати те, що найкраще підійде саме вам. Хороша новина полягає в тому, що якщо ви розумієте, що канбан - це адаптивний метод, і ви розумієте основні практики канбану, ви можете досить легко розібратися з будь-яким з цих інструментів канбану.

Спочатку давайте розглянемо прості визначення канбану:

• Канбан-дошка (Kanban board): Це план вашого проекту, який містить всю інформацію про проект у вигляді стовпчиків та карток.
• Стовпчик (Column): Це ваше уявлення про стан. Може бути таким простим, як "Виконується" (To Do), "У процесі" (In progress) і "Завершено" (Done). В більшості випадків саме такий набір створюється в різних платформах по замовчуванням.
• Картка (Card): Картка містить завдання або робочий елемент, який потрібно виконати. Переконайтеся, що ці завдання невеликі і досяжні. Якщо на одній картці занадто багато підзадач, які потрібно виконати, завдання, ймовірно, занадто велике і його слід розділити на різні картки.

Розбір основних практик Канбан

Візуалізуйте робочий процес (Visualize the workflow): У більшості проектів робочий процес може бути таким простим, як "Виконується", "У процесі виконання" та "Виконано", але може бути і значно складнішим.

Встановіть ліміти WIP на місці (Have WIP limits in place): Ліміти WIP дозволяють побачити вузькі місця на дошці і перетворити ваш робочий процес в систему "тягнути" проти "штовхати". Це дозволяє вам бачити можливості команди в міру просування роботи через систему, щоб гарантувати, що ви підтримуєте свої ресурсні можливості в найбільш ефективному стані.

Керуйте робочим процесом (Manage workflow): Не втрачайте фокус! Відчуйте задоволення від завершення. Початок занадто великої кількості завдань одночасно може призвести до того, що всі вони затягнуться довше, ніж потрібно. Менша кількість завдань одночасно - це ключ до керованого робочого процесу і щасливої проектної команди.

Створіть чіткі політики та дотримуйтесь їх (Create explicit policies and stick with them): Співпрацюйте над політиками і правилами на самому початку, щоб не витрачати час на те, щоб бути на одній сторінці з пріоритетами, робочими категоріями і тим, як рухатися вперед, коли вам потрібно змінити напрямок. Це в кінцевому підсумку дозволить полегшити потік роботи протягом життєвого циклу проекту.

Впровадьте цикл зворотного зв'язку (Implement a feedback loop): Виховувати культуру навчання через постійні ретроспективи і зустрічі, надаючи можливість кожному частіше брати участь у процесі прийняття рішень. Це забезпечить меншу кількість змін рішень об 11-й годині.

Вдосконалюватись спільно (Improve collaboratively): Співпраця забезпечує постійну оцінку, аналіз і розвиток як команди, що є частиною того, що робить метод канбан таким успішним.

Як Kanban приносить користь вашій проектній команді

На ринку існує багато інструментів управління проектами, що використовують різні фреймворки. Майже всі з них, мають представлення канбану, а також Ганта і списки. Використання цих різних подань - це простий спосіб забезпечити, щоб кожен міг візуально зрозуміти свою роботу та завдання, незалежно від того, як вони планують або керують своїми завданнями. Давайте зосередимося на тому, як процес канбан приносить користь вашій проектній команді.

• Діаграми Ганта не для всіх. Канбан-дошку легше читати, і вона дозволяє керівникам проектів швидко бачити, що доручено кожному члену команди і на якій стадії процесу знаходиться той чи інший елемент.
• Члени вашої команди можуть фільтрувати, щоб переглядати тільки свої власні завдання, щоб легше зосередитися на власних пріоритетах.
• Як гнучка методологія, Kanban сприяє командній співпраці через планування та проведення нарад, що дає можливість кожному відчути, що він має право голосу в кінцевому результаті проекту.
• Дозволяє всім членам команди брати на себе лідерську роль або роль підзвітності в плануванні та виконанні проекту.
• Краща видимість прогресу проекту і того, що саме знаходиться на тарілці кожного члена команди в короткостроковій перспективі.
• Менше мікроменеджменту завдань. Члени команди часто відчувають себе більш комфортно, працюючи в канбан-дошці, і менше побоюються зіпсувати весь план проекту.
• Працюючи за принципом поступовості, який підтримує канбан, під час проекту виникає менше ризиків, оскільки ви перебуваєте в постійній співпраці з членами вашої команди. Вони не працюють тижнями в ізоляції, як це може бути при водоспадному підході.
• Навчити вашу команду системі канбан досить просто. Їм просто потрібно з'являтися на зборах, а потім пересувати свої картки, коли статус змінився. Я маю на увазі, ви коли-небудь намагалися привчити розробника до роботи з діаграмою Ганта? Вони набагато більше віддадуть перевагу методології канбан, оскільки вона, ймовірно, підтримує їх робочий процес розробки програмного забезпечення.
• Вузькі місця залишилися в минулому. Коли ви переміщуєте елементи через ітеративний цикл, легко побачити обсяг роботи кожного члена команди, і ви можете швидко відмітити і вирішити будь-які затримки.

Різні способи налаштування вашої дошки канбану

Як згадувалося раніше, ваша дошка канбану може бути простою, як дошка з трьома колонками, як у цьому прикладі Trello нижче.

У цьому прикладі з сайту Monday ви бачите, що дошка все ще досить проста, але додалось кілька інших стовпчиків, щоб переконатися, що елементи проходять через стовпчик огляду/тестування перед тим, як перейти до розгортання.

Наведений нижче приклад Asana показує, як можна використовувати етапи проекту для відстеження завдань і карток аж до розгортання.

За допомогою цього прикладу, вбудованого в ClickUp, ви можете побачити, як розбит більш складний проект. Кожне завдання або картка не обов'язково починається в першій колонці і проходить через усі колонки.

Певні пункти можуть бути заплановані як завдання, які необхідно виконати в певній колонці, і які не будуть переходити до наступної колонки. Можливо, вони будуть просто позначені як такі, що перебувають у процесі виконання або виконані (як показано в прикладі нижче).

Поради та рекомендації

• Використовуйте етикетки на свою користь. Це чудовий спосіб ідентифікувати предмети та позначити їх кольором, щоб зробити вашу дошку більш зрозумілою з першого погляду.
• Не переборщіть з кількістю стовпчиків канбану. Зберігайте її простою для вашої проектної команди.
• Легше працювати з телефону. Якщо вам потрібно зареєструватися, це простіше, ніж діаграма Ганта. Набагато простіше оновлювати інформацію на телефоні, ніж на діаграмі Ганта, тому ви можете частіше відриватися від робочого столу.
• Перевірте інтеграції та доповнення, які може мати ваше програмне забезпечення для канбан. Такі речі, як автоматизація та користувацькі поля, можуть заощадити вам багато часу та ручних зусиль.
• Багато варіантів програмного забезпечення канбан мають готові шаблони. Вони можуть бути не зовсім тим, що вам потрібно, але вони є відправною точкою, тому ви не починаєте з нуля.
• Після того, як у вас є стиль, який працює для вас, створіть свій власний шаблон, який ви можете просто продублювати, коли наступного разу почнете новий проект.
• Попросіть своїх колег проаналізувати ваші дошки, щоб знайти будь-які додаткові можливості для підвищення ефективності.

Що допрацювати в статті:
- Додати посилання на воронку як один із варіантів канбана.

Джерела
- https://thedigitalprojectmanager.com/projects/pm-methodology/how-to-use-kanban-project-management/