PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) - це структурований метод управління проектами та програма сертифікації практиків. PRINCE2 наголошує на поділі проектів на керовані та контрольовані етапи.

Він прийнятий у багатьох країнах світу, включаючи Великобританію, країни Західної Європи та Австралію. PRINCE2 був розроблений як урядовий стандарт Великобританії для проектів інформаційних систем.

У липні 2013 року права власності на PRINCE2 були передані від Кабінету Міністрів Великої Британії до AXELOS Ltd, спільного підприємства Кабінету Міністрів та Capita, з частками 49% та 51% відповідно.

Загальний огляд PRINCE2

Що таке PRINCE2?

PRINCE2 - це універсальний метод управління проектами. Він може бути використаний для будь-якого проекту, від запуску 1-2-денного проекту для телепрограми до придбання компанії - або навіть до будівництва головного стадіону для Олімпійських ігор.

PRINCE2 відокремлює управлінський рівень від роботи по створенню необхідних продуктів, які повинен виробляти проект (робота спеціалістів). Це означає, що один і той самий рівень управління може використовуватися для різних типів проектів. Рівень управління відноситься до організації проекту, таких як Рада проекту, Керівник проекту і Команди. Ви побачите це більш чітко, коли ми обговоримо модель процесу пізніше.

Іншим популярним методом управління проектами є Project Management Framework, який базується на книзі PMBoK (один з Зводив знань (Body of Knowledge)). Цей метод дуже популярний у США, тоді як PRINCE2 дуже популярний у Європі.

PRINCE2 базується на принципах, проект PRINCE2 включає 7 принципів. Вони будуть розглянуті та пояснені в наступному розділі. Ці 7 принципів такі:

• Безперервне бізнес-обґрунтування (Continued business justification)
• Вчіться на досвіді (Learn from experience)
• Визначені ролі та обов'язки (Defined roles and responsibilities)
• Керуй поетапно (Manage by stages)
• Manage by exception (Manage by exception)
• Зосередьтеся на продуктах (Focus on products)
• Tailor to suit the project environment (Tailor to suit the project environment)

Шість змінних / шість цілей ефективності (Six variables / six performance targets)

6 змінних / цільових показників ефективності - це :

• Часові рамки (Timescales) - Питання про часові рамки: Коли буде завершено проект?,
• Витрати (Costs) - Проекти повинні приносити прибуток від інвестицій, тому необхідно ставити запитання: Чи контролюються витрати? і Чи вкладаємося ми в бюджет?,
• Якість (Quality) - Чи буде продукт придатним для використання в кінці проекту (іншими словами, відповідатиме своєму призначенню)?,
• Обсяг (Scope) - Чи чітко визначений обсяг проекту і чи зрозумілий він усім зацікавленим сторонам? Керівник проекту повинен подбати про те, щоб уникнути "повзучості" обсягу робіт, тобто, щоб дозволити додавання нових вимог під час проекту.,
• Вигоди (Benefits) - Чому ми робимо цей проект і які його переваги? Вигоди повинні бути зрозумілими і відомими керівнику проекту, і вони повинні бути надані.,
• Risk (Ризик) - Усі проекти є унікальними, а отже, пов'язані з ризиком. Скільки ризику ми можемо взяти на себе і як ним управляти? Наприклад, у проекті, пов'язаному з будівництвом будинку, що станеться, якщо один із субпідрядників не з'явиться?.

PRINCE2 - це метод, який стосується планування, делегування, моніторингу та контролю всіх шести змінних проекту, якими, як ви вже знаєте, є Часові рамки, Витрати, Якість, Обсяг, Вигоди та Ризики. PMBoK називає ці 6 змінних 6 конкуруючими проектними обмеженнями.

Структура PRINCE2 (PRINCE2 Structure)

Метод PRINCE2 складається з 4 основних частин, і PRINCE2 вибрав слово "Елементи" (також звані "Інтегровані елементи") для позначення цих 4 частин. Цими елементами є:

• Принципи ("Principles") - PRINCE2 каже, що кожен проект повинен складатися з 7 принципів PRINCE2 (іншими словами, "найкращих практик"),
• Теми (Themes) - Теми відповідають на питання про те, які елементи повинні постійно розглядатися під час кожного проекту, наприклад, бізнес-кейс, організація, управління якістю та конфігурацією,
• Процеси (Processes) - Процеси відповідають на питання про те, які види діяльності виконуються під час проекту і ким. Процеси також відповідають на питання "Які продукти будуть створені і коли?",
• Пристосування (Tailoring) - Пристосування відповідає на одне з найпоширеніших запитань керівників проектів: "Як найкраще застосувати PRINCE2 до мого проекту або мого середовища?".

Використовуйте структуру посібника, щоб допомогти вам запам'ятати. Спочатку йдуть Принципи, потім Теми, потім Процеси і, нарешті, остання глава - Адаптація.

Що не покриває PRINCE2?

Важливо зазначити, що PRINCE2 не охоплює, і це можна розділити на 3 категорії. Це

• Спеціалізовані аспекти (Specialist Aspects)
• Детальні методи (Detailed Techniques)
• Лідерські здібності (Leadership Capability)

Спеціалізовані аспекти (Specialist Aspects) стосуються того факту, що PRINCE2 є дуже загальним і може бути застосований до будь-якого типу проектів. Тому PRINCE2 не дає конкретної інформації для реалізації певних проектів, наприклад, як найкраще структурувати організацію фінансового проекту або як реалізувати переваги спеціалізованого фінансового продукту.

Детальні методи (Detailed Techniques): Існує багато методів, які можна використовувати під час проекту, наприклад, "Аналіз критичного шляху" або як найкраще провести семінар-мозковий штурм. PRINCE2 радить вибрати методи, які підходять для вашого проекту, але не надає інформації про них. Однак PRINCE2 надає інформацію про планування, орієнтоване на продукт, та техніку "Огляд якості".

Лідерські здібності (Leadership Capability): Лідерство, мотиваційні здібності та інші м'які навички важливі для ефективного управління проектами, але існує багато різних видів лідерських навичок та стилів. PRINCE2 радить обирати найкращі навчальні програми, які підходять для вашого конкретного середовища.

Переваги використання PRINCE2:

Як ви можете собі уявити, використання методу управління проектами має багато переваг; це стосується і PRINCE2. Вам не обов'язково запам'ятовувати їх, але корисно знати про них.

Перевага 1: Найкращі практики: PRINCE2 використовується вже більше 30 років у багатьох тисячах проектів, і PRINCE2 продовжує вчитися на цих проектах. Тому всі відгуки, пропозиції, вивчення інших методів та обговорення пішли на користь PRINCE2 і допомогли йому стати найкращою практикою.

Перевага 2: PRINCE2 можна застосовувати до будь-якого типу проектів. Це означає, що PRINCE2 можна використовувати як для невеликих проектів, таких як організація зустрічі, так і для величезних проектів, таких як проведення виборів, організація конференції, будівництво мосту або ІТ-проект.

Перевага 3: PRINCE2 забезпечує структуру для розподілу ролей і підзвітності (також звану "Ролі та відповідальність"). Всі члени команди проекту повинні знати, що від них очікується. Це ще більш важливо для керівників проекту, оскільки вони зобов'язані перевіряти виконання завдань відповідно до домовленостей.

Перевага 4: PRINCE2 орієнтований на продукт; це означає, що продукт чітко визначений на початку проекту і доведений до відома всіх зацікавлених сторін. В результаті, всі мають однакове уявлення про те, над чим вони працюють, і про очікуваний кінцевий продукт.

Перевага 5: PRINCE2 використовує метод управління за винятками. Це дозволяє керівнику проекту вирішувати певні проблеми проекту, але як тільки проблема виходить за межі певної толерантності, вона стає винятком. Тоді вона повинна бути передана на наступний вищий рівень управління. Можна сказати, що управління за винятками дозволяє вищому рівню управління керувати нижчим рівнем управління.

Перевага 6: PRINCE2 продовжує оцінювати життєздатність проекту з точки зору бізнес-кейсу, і це відбувається протягом усього життєвого циклу проекту. Якщо, наприклад, очікувана рентабельність інвестицій більше не є вірогідною на якомусь етапі проекту, то проект повинен бути зупинений.

Перевага 7: PRINCE2 має чітко визначену структуру для звітів і продуктів управління. "Управлінські продукти" - це назва, яку PRINCE2 дає будь-якому документу, створеному для управління проектом. До них відносяться Бриф проекту, Бізнес-кейс, План проекту, Звіти про основні моменти та Звіт про завершальну стадію. Ви можете звернутися до Додатку А для опису кожного з цих продуктів.

Перевага 8: PRINCE2 сприяє навчанню та постійному вдосконаленню (також відомому як "засвоєння уроків Lessons Learned"). На початку проекту вас заохочують вчитися на прикладі інших проектів. Під час проекту вам пропонується додати урок до Журналу уроків, а в кінці проекту ви повинні передати уроки майбутнім проектам.

Що робить менеджер проекту?

Можливо, ви вже маєте уявлення про те, чим займається менеджер проекту, але дуже часто менеджери проектів виконують багато завдань, намагаючись утримати проект на належному рівні. Спочатку це може здатися гарною ідеєю, але в кінцевому підсумку вони не зможуть керувати проектом в довгостроковій перспективі.

Давайте почнемо з самого початку. Існує проект, який потрібно виконати, і, отже, необхідно створити план проекту. Зазвичай це одне з перших завдань керівника проекту, коли проект починається. Вони створюють план за допомогою фахівців, і він включає в себе такі завдання, як проведення семінару з планування, визначення продуктів, робіт і залежностей, оцінка необхідних ресурсів, складання графіка цих робіт і визначення ролей і обов'язків.

Основне завдання керівника проекту полягає в тому, щоб переконатися, що проект йде за планом. Керівник проекту продовжує переглядати виконані завдання, отримувати підтвердження, підтверджувати, що наступні завдання можуть бути розпочаті, і так далі. Іншими словами, менеджер проекту стежить за тим, наскільки добре робота йде згідно з планом проекту.

Інтерв'ю в ліфті

Я повторю цю фразу на випадок, якщо одного разу ви опинитеся в ліфті і хтось запитає, чим ви займаєтеся. Ви можете сказати: "Я стежу за тим, наскільки добре йдуть роботи згідно з планом проекту".

Моніторинг 6 змінних/цілей ефективності

Керівник проекту також повинен постійно контролювати 6 змінних, які ми щойно обговорили вище і які є частиною будь-якого проекту. Це часові рамки, витрати, якість, обсяг, переваги та ризики.

Вирішення проблем (Dealing with Issues)

Вони також повинні вирішувати проблеми в міру їх виникнення. У випадку невеликих проблем, вони можуть вирішити їх самостійно (наприклад, попросити постачальника попрацювати додатковий день, щоб вирішити проблему і повернути проект на правильний шлях). Якщо виникає проблема, яка може змусити стадію вийти за межі встановлених допусків, керівник проекту може винести її на розгляд Ради проекту.

Пришвидшити проект (Speed up the project)

Ще одне завдання керівника проекту, про яке іноді забувають, - шукати можливості прискорити проект і зменшити витрати.

Рекомендую керівникам проектів витратити необхідну кількість часу на визначення та узгодження ролей та обов'язків на початку проекту. Залежно від вашої компанії, для цього вам можуть знадобитися хороші м'які навички. Це піде на користь проекту, а також може завадити деяким зацікавленим сторонам перекладати свою роботу і відповідальність назад на керівника проекту.