Семінари (Workshops)

Семінари об'єднують зацікавлені сторони для спільної роботи над досягненням заздалегідь визначеної мети.

Семінар (Workshops) це одна з методик BABOK v3 (розділ 10.50).

Опис семінарів у BABOKv3 (10.50.2)

Семінар (Workshops) - це цілеспрямований захід, в якому протягом певного періоду часу беруть участь ключові зацікавлені сторони та експерти з конкретної тематики (SMEs).

Семінар (Workshops) може проводитися з різними цілями, включаючи планування, аналіз, проектування, визначення обсягу робіт, з'ясування вимог, моделювання або будь-яку їх комбінацію. Семінар може використовуватися для генерування ідей щодо нових функцій або продуктів, досягнення консенсусу з певної теми або для перегляду вимог чи дизайну.

Семінари, як правило, включають в себе

• репрезентативну групу зацікавлених сторін,
• визначену мету,
• інтерактивну та спільну роботу,
• визначений робочий продукт та
• фасилітатора.

Семінари можуть сприяти зміцненню довіри, взаєморозуміння та тісної комунікації між зацікавленими сторонами, а також створювати результати, які структурують і спрямовують подальшу роботу.

В ідеалі семінар проводить досвідчений, нейтральний фасилітатор, але в ролі фасилітатора може виступати і член команди. Секретар документує досягнуті рішення та будь-які невирішені питання.

Бізнес-аналітик може бути фасилітатором або секретарем на таких семінарах. У ситуаціях, коли бізнес-аналітик є експертом з даної теми, він може виступати в ролі учасника семінару. До цього слід підходити з обережністю, оскільки це може заплутати інших щодо ролі бізнес-аналітика.

Елементи семінарів у BABOKv3 (10.50.2)

Підготовка до семінару (Workshops)

Готуючись до семінару, бізнес-аналітики

• визначають мету та бажані результати,
• визначають ключові зацікавлені сторони, які братимуть участь,
• визначають фасилітатора та секретаря,
• створюють порядок денний,
• визначають, як будуть фіксуватися результати,
• скласти графік проведення сесії та запросити учасників,
• організуйте логістику приміщення та обладнання,
• заздалегідь надішліть порядок денний та інші матеріали, щоб підготувати учасників та підвищити продуктивність зустрічі, а також
• за потреби, провести інтерв'ю з учасниками перед воркшопом.

Ролі семінару (Workshop Roles)

Успішний воркшоп передбачає кілька ролей:

• Спонсор (Sponsor): часто не є учасником воркшопу, але несе повну відповідальність за його результати.
• Фасилітатор (Facilitator): задає професійний та об'єктивний тон воркшопу, представляє цілі та порядок денний воркшопу, забезпечує дотримання структури та основних правил, зосереджує діяльність на меті та бажаних результатах, сприяє прийняттю рішень та вирішенню конфліктів, а також гарантує, що всі учасники матимуть можливість бути почутими.
• Секретар (Scribe): документує рішення у форматі, визначеному до початку семінару, і відстежує будь-які питання, які відкладаються під час сесії.
• Хронометрист (Timekeeper): може використовуватися для відстеження часу, витраченого на кожне питання порядку денного.
• Учасники (Participants): включає ключові зацікавлені сторони та експертів. Вони несуть відповідальність за надання свого вкладу та поглядів, вислуховування інших думок та обговорення питань без упереджень.

Проведення семінару (Conduct the Workshop)

Щоб переконатися, що всі учасники мають спільне розуміння, фасилітатори зазвичай починають семінар із формулювання його мети та бажаних результатів. Деякі семінари також можуть починатися з легкого або веселого завдання, щоб розрядити обстановку і допомогти учасникам відчути себе комфортно в спільній роботі.

Встановлення узгоджених базових правил може бути ефективним методом створення продуктивного середовища для співпраці. Основні правила можуть включати:

• поважайте думки інших,
• від кожного очікується внесок,
• обговорення, які не стосуються теми, повинні бути обмежені певним встановленим часом,
• обговорювати питання, а не людей, і
• домовленість про те, як приймаються рішення.

Протягом усього семінару фасилітатор підтримує фокус уваги, часто звіряючи діяльність під час сесії з метою та результатами семінару.

Підведення підсумків воркшопу (Post Workshop Wrap-up)

Після семінару фасилітатор відслідковує всі відкриті питання, які були зафіксовані під час семінару, заповнює документацію та розповсюджує її серед учасників семінару та всіх зацікавлених сторін, які повинні бути поінформовані про виконану роботу.

Міркування щодо використання у BABOKv3 (10.50.2)

Сильні сторони використання семінарів

• Може бути засобом досягнення згоди за відносно короткий проміжок часу.
• Надає можливість зацікавленим сторонам співпрацювати, приймати рішення та досягати взаєморозуміння.
• Витрати часто нижчі, ніж на проведення численних інтерв'ю.
• Учасники можуть негайно надати зворотний зв'язок щодо питань або рішень.

Обмеження використання семінарів

• Присутність зацікавлених сторін може ускладнити планування семінару.
• Успіх семінару значною мірою залежить від досвіду фасилітатора та знань учасників.
• Семінари, в яких бере участь занадто багато учасників, можуть сповільнити процес роботи воркшопу. І навпаки, збір інформації від занадто малої кількості учасників може призвести до ігнорування потреб або питань, які є важливими для деяких зацікавлених сторін, або до прийняття рішень, які не відповідають потребам більшості зацікавлених сторін.